入退室管理をよりスマートにするためのシンプルな方法

新しいIP入退室コントロールソリューションを実装することは、フィジカルセキュリティを向上させるための重要なステップです。さらに新しくなった最新のIP入退室コントロールシステムは、建物やサイトにアクセスできるユーザーをより適切に管理するのに役立つだけではありません。長期的には、入退室管理システムを他の革新的なテクノロジーと統合して、毎日の運用とセキュリティを向上させることもできます。 

これらの将来的なアップグレードを計画する際には、新しい生体認証リーダーの追加やモバイル認証情報の実装を検討することもあるでしょう。これらはセキュリティと運用に大きな価値をもたらしますが、Genetec ClearIDを使用して入退室を管理する、よりスマートな方法も検討する必要があります。  

入退室コントロールシステムの上に階層化されたClearIDを利用すると、企業のフィジカルセキュリティに関するポリシーとユーザーのアクセス権を中心とした意思決定とプロセスを自動化および強化することができます。こうすることで、プロセスの難点を緩和し、全社全体の効率とコンプライアンスを向上させることができます。  

ClearIDを追加することが、いかに入退室管理を最新化する最善策になるかについては、引き続きお読みください。

 

 

入退室コントロールシステムは効果があります。しかし、それだけで十分でしょうか?  

入退室コントロールシステムは、組織のセキュリティ保護に大いに役立ちます。オペレータは、このシステムを利用すると、カード所有者の権限の設定、アクセス認証情報の非アクティブ化、ドアのスケジュールとルールの作成などのタスクを処理できます。  

しかし、最先端の入退室管理ソリューションであっても、ワークフローの合理化を目的とした設計にはなっていません。それは、オペレータが入退室管理をするときに、処理に時間のかかる手動でのタスクがまだたくさんあるからです。そのいくつかは次に示す通りです。

従業員の入社時研修

新しい従業員を雇用した場合、または既存の従業員が転職した場合は、カード所有者のデータや権限を追加したり更新したりする必要があります。この作業が1日または週に数回行われるようになると、オペレータの作業時間が増え、負担がかかります。従業員は通常、即時のアクセスが必要になるため、オペレータは急いで対応する必要があり、作業中にミスを犯すことにもつながります。  

一時的な要求の処理

従業員は、特定の業務や時間帯に、特定の部屋、エリア、または建物へのアクセスが必要になる場合があります。部門長またはマネージャーに確認して要求を検証し、アクセス許可を設定するのはオペレータの責任になります。これは、時間のかかるプロセスであり、適切な追跡が必要になります。  

このように一時的に追加された権限の取消を忘れないようにすることは、難しい課題となります。オンラインカレンダーにリマインダーを設定する人もいれば、Excelまたは紙のノートパッドを使って手動で特別なアクセス要求を追跡する人もいます。このプロセスでのミスや中断は、運用効率を低下させ、組織の脆弱性を生み出します。 

定期監査の完了

厳しい規制を受ける業界や企業が定めるポリシーの中には、入退室管理レポートと監査の頻繁な実施を要求するものもあります。 これは、適切なトレーニング、役割、セキュリティクリアランスを有する人だけが特定の部屋やサイトにアクセスできるようにし、例外や特別な目的によるアクセス要求の背後にある状況を詳しく把握することを意味します。  

これらの詳細をまとめるには、管理チームが書類を掘り下げたり、電子メールを回収したり、Excelのスプレッドシートでデータを集計したりすることが必要になる場合があります。これは長い時間を要する厄介なプロセスであることが多く、ミスが発生しやすく、コンプライアンスの遵守を難しくします。  

手動での入退室管理タスクに伴う問題はそれだけではありません。協力業者への許可、訪問者のリクエスト、VIPゲストの対応などの他の業務にはすべて、追加の時間とチームからの注意が要求されます。  

これらのタスクは、不規則かつ非常に頻繁に発生するため、オペレータの集中力が散漫になり、組織を危険にさらすミスを犯す危険性が増加します。このタスクの処理を1人または2人に任せると、企業にとってのボトルネックとなり、さまざまな業務やチームの運用効率が低下します。     

ClearIDを利用して入退室をよりスマートに管理できる理由

会社のフィジカルセキュリティレベルを引き上げる方法をお探しなら、ClearIDのような、よりスマートな入退室管理ソリューションの追加を検討してください。  

ClearIDを利用すると、従業員や協力業者の入退室権限を一元管理しながら、会社のポリシーに従ってこれらすべての手動タスクを自動化できます。これは属性ベースのプロビジョニングを使用して行われます。つまり、このソリューションは、部署、場所、役職、職務明細、年功序列、資格給、トレーニング、認定、セキュリティクリアランスなどの特定の従業員属性に基づいてアクセス権を自動的に付与したり取り消したりします。  

このため、例えばサンディエゴのマーケティング部門で働いていた従業員がモントリオールオフィスに異動すると、システムによって自動的にアクセス権が調整されます。属性とポリシーを使用するため、各従業員に手動でアクセス権を提供する必要がなくなります。  

この、よりスマートな入退室管理ソリューションを導入すると、自動化を促進できます。組織が入退室管理とClearIDを統合することでどのようにメリットが得られるかについて、次にご紹介します。

セルフサービスのアクセス要求

ClearIDでは、従業員はクラウドベースのセルフサービスポータルにアクセスして、一時的なアクセス、更新された属性、訪問者または協力会社のアクセスなどのアクセス要求を簡単に入力できます。マネージャーまたは部門長は、このポータルを使って、いつでもチームのアクセスレビューのスケジュールを立て、レビューを完了することもできます。 

承認ワークフローの自動化

アクセス要求が送信されると、割り当てられたエリアマネージャーまたは意思決定者に自動的にアラートが送信されます。ポータルに移動して要求を確認し、要求を承認または拒否したり、時間を制限するなどのアクセス許可を調整したりすることもできます。また、アクセスの許可または取消の理由について注記を追加すれば、後日の監査にも十分に対応できます。   

新人研修ポリシーの標準化

カード所有者が入退室コントロールシステム上に作成され、部署、職務、役職、場所などのすべての属性が割り当てられると、ClearIDによって、関連するすべてのアクセス権が会社のセキュリティポリシーに従って付与されます。こうすることで、手作業によるミスを最小限に抑え、アクセス権を常に最新の状態に維持できます。 

容易に導入できる、よりスマートな入退室管理ソリューション

この時点で「いいことばかり言っているが、他のソリューションと入退室管理システムを統合するには、複雑な作業やコストがかかるのではないのか?」とお考えかもしれません。ご安心ください。

Synergis入退室コントロールシステムが搭載されている場合、ClearIDは簡単に、かつ手頃な価格で導入できます。ClearIDとSynergisは100％統合されているからです 。そのため、迅速・簡単に設定でき、すべてのアクションが2つのシステム間で同期されます。ClearIDは、手頃な年間サブスクリプション料金で利用できるクラウドベースのサービスです。   

Synergis入退室コントロールシステムとClearIDを統合できれば、なぜもっと早く検討しなかったのかと思われることでしょう。コンプライアンスに準拠しながら、従業員の入社時や退職時の対応、一時的なアクセス要求の処理から監査レポートの作成にいたるまで、すべてを、より簡単、より効率的に処理できるようになります。